Outlook 2007、2010、2013、2016で電子メールをアーカイブする方法

Microsoft Outlookメールボックスを使用すればするほど、メールボックスは大きくなります。あなたがそれについて考えるならば、それはあなたの机の上に紙が積み重なる傾向がある方法と非常に似ています。しかし、山が大きくなりすぎて対処する必要がある場合、あなたは何ができるでしょうか?実生活では、時間をかけて各ドキュメントを並べ替え、重要な書類を保存し、重要度の低い書類は破棄することができます。幸い、Outlookで同じプロセスを再作成できます。

例外なく、Outlookのすべてのバージョンがアーカイブをサポートしています。さらに、Outlookでアイテムをアーカイブする場合は、複数の選択肢があります。最も便利な方法は、AutoArchiveを使用して古いメッセージ、予定、およびタスクを処理することです。これを行う別の方法は、手動アーカイブを使用してメッセージを特定のフォルダーに移動することです。ただし、最も簡単な方法は、[ファイル]メニューにある[アーカイブ]ボタンを使用することです。

Outlookは、削除できないアーカイブ用の既定のフォルダーを保持していることに注意してください。メールをアーカイブすると、お店をきれいに保つことができ、受信トレイをすっきりさせながら古いメールを簡単に検索できるようになります。

以下に、Outlookでアイテムをアーカイブするための一連のガイドを示します。さぁ、始めよう!

方法1:単一のアクションでメッセージを手動でアーカイブする

この方法は、1つ以上のメッセージをアーカイブフォルダに移動する最も簡単な方法です。これらのアーカイブファイルには、検索ボックスから、または手動でアーカイブフォルダに移動することで引き続きアクセスできます。アーカイブされたアイテムは、アーカイブフォルダにアクセスしてモバイルデバイスで表示することもできます。Outlook2016でアイテムを手動でアーカイブするためのクイックガイドは次のとおりです。

  1. Outlookを開き、受信トレイまたはその他のフォルダーで1つ以上のメッセージを選択します。
  2. [削除]グループ内の[アーカイブ]アイコンをクリックします。アーカイブアイコンは、Outlook2016のリボン内にのみ表示されます。

    注:同じ結果を得るには、Backspaceキー押すこともできます。

  3. アーカイブフォルダ内でメッセージを見つけることができるはずです。

    注:アーカイブフォルダーは、これまで使用したことがない場合でも自動的に作成されます。アーカイブフォルダーが表示されない場合は、[ファイル]> [Officeアカウント]> [更新オプション]に移動し、[今すぐ更新]をクリックします

方法2:自動アーカイブ機能を使用する

Outlookには、AutoArchiveと呼ばれるアイテムをアーカイブできる自動機能があります。この機能は、定期的にアイテムをアーカイブするようにプログラムできます。Outlookのすべてのバージョンは、アーカイブをサポートしています。違いは、Outlook2010以降ではAutoArchiveがデフォルトでオフになっていることです。

後は古いアイテムの整理が有効になっている、ユーザーは、アーカイブしたい各フォルダのプロパティを設定することができます。メールをアーカイブすると、別のPSTファイルに移動され、メインのPSTファイルで使用できなくなることに注意してください。AutoArchiveを有効にして使用するためのクイックガイドは次のとおりです。

自動アーカイブを有効にして構成する方法

  1. 有効にするには古いアイテムの整理をに移動し、上のファイル]> [オプション]。Outlook設定に移動したら、[詳細設定]タブをクリックして前面に移動し、[自動アーカイブ設定]をクリックします。

    注: Outlook 2007以前では、自動アーカイブの設定は[ツール]> [オプション]> [その他]にあります。

  2. すべてがグレー表示されている場合は、AutoArchiveを有効にするために、RunAutoArchiveの横のボックスにチェックマークを付ける必要があります

  3. 次に、AutoArchiveの動作を構成します。自動アーカイブを実行する頻度を選択することから始めます。デフォルトは14日ですが、クリーンに保ちたい場合は、2〜6の範囲に設定してください。

  4. AutoArchiveが開始する前に通知を受け取りたい場合は、AutoArchiveを実行する前プロンプトを表示する横のボックスにチェックマークを付けます。自動アーカイブは作業に干渉する可能性があるため、このオプションを有効にしておくことをお勧めします。

  5. アーカイブが不要なメールでいっぱいになるのを防ぐために、[期限切れのメール削除する]チェックボックスをオンのままにしておくことお勧めします古いアイテムのアーカイブまたは削除を無効にすると期限切れのメッセージのみが完全に削除されます。

  6. アーカイブフォルダをOutlook内に表示する場合は、[フォルダリストにアーカイブフォルダを表示する]を有効にする必要があります。

  7. 次に、アーカイブ用のデフォルトのフォルダ設定を設定します。
  8. 次に、[古いアイテムの移動先]の横にあるトグルを有効に、[参照]をクリックして、アイテムをアーカイブする場所へのパスを設定します。[ OK]をクリックして設定を確認します。

AutoArchiveを有効にして構成すると、期限内に自動的にジョブが実行されます。Archivesフォルダーにデータが入力されているかどうかを確認することで、機能していることを確認できます。

個々のフォルダーのAutoArchiveプロパティの構成

自動アーカイブ機能の構成が完了したら、フォルダーごとに特定のプロパティを設定することで、コントロールのレイヤーを追加できます。削除済みアイテムスパムなどのフォルダでは、メインの電子メールフォルダとは異なるAutoArchiveプロパティを使用するのが一般的です。

注:フォルダーに個別のAutoArchive設定を設定しない場合、上記で構成されたグローバルAutoArchive設定が自動的に使用されます。

個々のAutoArchiveプロパティをフォルダに設定するためのクイックガイドは次のとおりです。

  1. 優先的に処理するフォルダを右クリックし、[プロパティ]をクリックします。

  2. [自動アーカイブ]タブをクリックして、前面に移動します。ここでは、このフォルダにのみ適用される設定を選択できます。

  3. このフォルダ内のアイテムをアーカイブしないをクリックすると、このフォルダの自動アーカイブをオフにできます

  4. グローバルな自動アーカイブ設定を上書きするには、これらの設定使用してこのフォルダーをアーカイブをクリックし、以下で変更を加えます。[適用]をクリックして設定を確認します。

    注:これらの設定は、この特定のフォルダーのどのサブフォルダーにも適用されないことに注意してください。それぞれを変更する必要があります。

方法3:クリーンアップツールを使用して手動でメールをアーカイブする

自動化の大ファンでない場合は、さらに細かく制御して大量にアーカイブできる中間的なソリューションがあります。この方法では、フォルダー全体とそのサブフォルダーをアーカイブできます。AutoArchiveが起動するのを待ちたくない場合は、自分で実行して、保存する場所を選択できます。これがあなたがする必要があることです:

  1. [ファイル]タブをクリックし、[情報]に移動して、[クリーンアップツール]のドロップダウンメニューを展開しますドロップダウンメニューから[アーカイブ]を選択します。

  2. [このフォルダーとすべてのサブフォルダーアーカイブする]を選択し、 アーカイブするフォルダーをクリックします。

  3. Outlookデータ全体をアーカイブする場合は、リストの上部にある電子メールアドレスをクリックします。

  4. [古いアイテムアーカイブする]の横にあるドロップダウンメニューを使用して、アーカイブするアイテムの最新の日付を選択します。このメニューで設定した日付より古いアイテムはすべてアーカイブされます。

  5. [自動アーカイブにアイテム含める]の横のチェックボックスをオンにすると、以前に自動アーカイブから除外されたアイテムをアーカイブできます。

  6. [参照]ボタンを使用して、PSTアーカイブを保存する場所へのパスを設定します。[ OK]をクリックして、プロセスを開始します。

一部のメールがデフォルトのフォルダからアーカイブされたpstファイルに移動されることにすぐに気付くでしょう。

注:アーカイブされたファイルは、Outlookでフォルダーとしてアクセスできるようになります。何らかの理由で[ファイル ]に移動せず、[開く&エクスポート]をクリックする場合。次に、[ Outlookデータファイル開く]をクリックし、アーカイブの場所に移動して[ OK ]をクリックします